}catch (ex){}

Workflow: TUDO que você precisa saber em 10 tópicos

Workflow,
CONSULTORIA EFICIENTE!

CONSULTORIA EFICIENTE!

TREINE SUA EQUIPE!

TREINE SUA EQUIPE!

Um fluxo de trabalho é um padrão de trabalho predefinido e repetitivo dentro de uma organização. Deste modo, um Workflow descreve um método no qual os funcionários executam as ações necessárias em uma ordem fixa. Portanto, pessoas, recursos e tempo podem ser usados ​​de forma tão eficaz.

O gerenciamento de fluxo de trabalho, Workflow, está preocupado com o gerenciamento e a melhoria de padrões dentro de uma organização.

Neste sentido, informações, muitas vezes apoiadas por software, ocupam uma posição central na organização do Workflow.

Para isso, há alguns exemplos de aplicativos que facilitam fluxos de trabalho. Eles são chamados de Workflow Management System (WfMS).

Considere um sistema para organizar o processamento de um pedido ou para tratar uma reclamação do cliente.

Nesse caso, o fluxo de trabalho ocorre entre o momento em que um cliente preenche um formulário e o momento em que o resultado final é enviado a esse cliente.

Os procedimentos fixos suportados pelo Workflow garantem que as informações sejam armazenadas centralmente e cheguem à pessoa certa no momento certo.

Para saber mais sobre como organizar um sistema de Workflow, confira o artigo que preparamos para você hoje.

O que é um Workflow?

O que é um Workflow? Um Workflow é um fluxo de trabalho em sua organização. Um fluxo de trabalho quase sempre consiste em ações humanas e automatizadas.

Nós recebemos essa pergunta regularmente. Um fluxo de trabalho é um padrão de trabalho predefinido e repetitivo.

Na maioria dos casos, um fluxo de trabalho descreve um método no qual os funcionários geralmente precisam executar as ações em uma ordem fixa.

Em uma estratégia de Workflow, o gerenciamento de fluxo de trabalho é o controle do movimento de informações, geralmente com meios automatizados.

Deste modo, o gerenciamento de fluxo de trabalho visa organizar as informações corretas, de acordo com as regras da empresa, de um departamento para outro. O termo é usado principalmente em um contexto de Workflow.

Os chamados sistemas de fluxo de trabalho, software ou máquinas nos quais os processos de negócios são registrados regulam o andamento de um pedido, reclamação ou outra tarefa dentro de uma empresa.

Deste modo, o Workflow é dividindo em subtarefas que são tratadas e aprovadas pelos departamentos relevantes na ordem correta.

Portanto, o status e a trajetória de uma tarefa podem ser solicitados e acompanhados dentro de uma estratégia de Workflow.

Workflow,O fluxo de trabalho em uma estratégia de Workflow.

Como já mencionamos, o Workflow é um fluxo de trabalho. A combinação entre ações automatizadas e interação humana faz o trabalho “fluir”. O objetivo de um fluxo de trabalho é que

  • Processos são otimizados;
  • Horários de trabalho e ações para determinados processos são encurtados;
  • Dinheiro e material são salvos;

Em muitos casos, fazemos fluxos de trabalho em uma estratégia de Workflow. Com isso, você pode não apenas obter uma imagem visual melhor do que está acontecendo, mas também controlar todos os tipos de aplicativos e automatizar tarefas. Pense em:

  • Extrair e ordenar e-mail
  • Direcionar trabalhos para o departamento correto
  • Acelerar e esclarecer a comunicação entre os funcionários
  • Simplifique a comunicação com o cliente
  • Upload de arquivos com o DropBox, por exemplo
  • Verificação de arquivo
  • Teste remoto

É claro que nem todos os processos podem ser projetados ou integrados de forma excelente em um fluxo de trabalho em uma estratégia de Workflow, e é por isso que há diversas opções de soluções personalizadas que automatizam os processos. Pense em:

  • Links entre sites e soluções MIS / CRM
  • Automatize PDF (por exemplo, criptografia ou modificação)
  • Insira cálculos de pedidos automaticamente
  • Balanceamento de carga
  • Várias soluções de internet e intranet personalizadas

Seja solidário para poder se tornar grande

Gerenciamento de Fluxo de Trabalho

O gerenciamento de Workflow melhora os fluxos de trabalho de uma organização. Mas o que exatamente isso implica e como uma empresa pode se beneficiar disso?

1.    Definição de gerenciamento de fluxo de trabalho

Como já mencionamos, um Workflow pode ser descrito como peça por peça ‘movendo para cima’ um documento, tarefa ou atividade de trabalho em um processo de negócios predefinido.

Um fluxo de trabalho geralmente envolve várias pessoas e fica claro quais processos influenciam uns aos outros com base em certas regras, funções ou rotas.

O gerenciamento de fluxo de trabalho, juntamente com o gerenciamento de versões, é uma parte importante da maioria dos sistemas de gerenciamento de Workflow.

O controle de acesso é uma funcionalidade importante que pode ser classificada em gerenciamento de fluxo de trabalho. Mais funcionalidades e exemplos de fluxos de trabalho inteligentes podem ser encontrados atualmente.

Workflow,2.    Quais são os benefícios do gerenciamento de fluxo de trabalho?

O gerenciamento de fluxo de trabalho não está exclusivamente relacionado ao gerenciamento de Workflow.

Por exemplo, o software de gerenciamento de projetos também usa fluxos de trabalho. Há várias vantagens em configurar um fluxo de trabalho para documentos e, portanto, determinar a rota que os documentos devem percorrer.

Isso é particularmente interessante para empresas que possuem processos de negócios com os quais os documentos devem sempre seguir uma rota definida.

O risco de erros durante a ‘viagem’ do documento é assim reduzido. O próximo passo do processo do Workflow é claro em todos os momentos.

Isso reduz a chance de um documento permanecer e não continuar no processo. Outra vantagem importante é que o fluxo do documento pode ser controlado.

Um documento no departamento financeiro pode ser mencionado como um exemplo concreto. Por exemplo, um relatório anual.

Para evitar que o relatório anual seja distribuído sem a aprovação do diretor financeiro, pode haver um mecanismo de autorização no fluxo de trabalho. Apenas o diretor financeiro pode levar o processo do documento para a próxima etapa.

3.    Software de gerenciamento de fluxo de trabalho

Em muitas empresas de pequeno e médio porte, o gerenciamento de fluxo de trabalho e o gerenciamento de documentos geralmente ainda são separados.

Pode ser então que trabalhemos com software de gerenciamento de fluxo de trabalho separado. O sistema de gerenciamento de documentos funciona como um local de armazenamento nesse caso, para documentos.

Para iniciar um fluxo de trabalho de documento, o documento deve primeiro ser consultado no Workflow e, em seguida, o fluxo de trabalho é iniciado com o software de gerenciamento de fluxo de trabalho.

Um termo que você pode encontrar neste contexto é o BPMN (Business Process Model and Notation), um padrão para modelagem de processos de negócios do Workflow.

Atualmente, a maioria das empresas escolhe uma solução de gerenciamento de documentos com a qual os fluxos de trabalho também podem ser definidos.

Portanto, para empresas que buscam uma visão geral e comparação desses tipos de sistemas, deve haver uma estratégia de Workflow.

4.    Um exemplo concreto de um fluxo de trabalho

Suponha que um funcionário deseje fazer uma compra e faça uma solicitação interna para aceitação da cotação.

As especificações do aplicativo e o orçamento são inseridos digitalmente. Depois que o aplicativo for criado, o gerente de orçamento será notificado automaticamente.

Com um clique, ele determina se o pedido, em vista do orçamento disponível, é aprovado ou rejeitado.

O funcionário será notificado disso. Após a aprovação, o aplicativo vai para o departamento de compras, onde é verificado se o aplicativo está em conformidade com as regras internas.

No caso de uma rejeição, o aplicativo volta para o funcionário para trabalhar melhor. Se aprovado, o pedido de cotação é enviado automaticamente ao fornecedor.

O fornecedor faz uma cotação com base em todas as especificações e envia de volta para a organização.

A cotação é enviada diretamente ao gerente do orçamento para revisão. Pode ser definido que ofertas acima de uma certa quantia também precisam ser aprovadas pela gerência.

Após a aprovação, o pedido é colocado definitivamente no fornecedor. Portanto, este é um fluxo de trabalho de uma estratégia de Workflow.

CRM: os 10 melhores para crescer seu negócio

Organizando Fluxos de Trabalho em um Sistema de Gerenciamento de Documentos

Com o surgimento dos sistemas de gerenciamento de documentos na nuvem e a crescente flexibilidade dos sistemas Workflow, está se tornando cada vez mais fácil para as empresas configurar seus próprios fluxos de trabalho.

Se uma empresa pode realmente fazer isso sozinha, por exemplo, depende da complexidade do fluxo de trabalho, um Workflow de documento simples, que requer permissão de outra pessoa, geralmente pode ser configurado sozinho.

Mas também é possível que uma organização tenha que lidar com diferentes departamentos e tipos de documentos que precisam passar por um grande número de pessoas para validação.

Nesse caso, a maioria das empresas depende de uma parte externa que pensa junto com o design inteligente dos fluxos de trabalho .

Deste modo, na estratégia de Workflow deve haver informações sobre como a escolha do parceiro deve ser feita.

Além disso, o documento fornece informações relevantes como suporte para um projeto em que o gerenciamento do fluxo de trabalho é central.

WorkflowPermitir que os fluxos de trabalho funcionem para você

Com fluxos de trabalho, você executa processos diários na organização sem problemas e da forma mais eficiente possível.

Você os usa para automatizar e monitorar processos. Isso permite que você tome melhores decisões e mais tempo para assuntos importantes.

Existem fluxos de trabalho padrão fornecidos, mas você também pode criá-los por conta própria. Desta forma, você pode adaptá-los totalmente às necessidades da sua organização.

O uso de fluxos de trabalho pode melhorar drasticamente a eficiência

O uso de fluxos de trabalho para digitalizar processos pode melhorar drasticamente a eficiência na organização.

Isso ocorre, pois, os processos seguem sempre uma estrutura fixa e etapas variáveis no Workflow. Isso faz um melhor monitoramento do lead time possível.

Além disso, o sistema Workflow “força” os usuários a fazer isso, o que contribui para um menor tempo de espera e confiabilidade da administração.

Ao configurar fluxos de trabalho, você atribui a responsabilidade ao local de origem. Além disso, os funcionários são automaticamente informados sobre o status com base nas informações do fluxo.

Não há mais caixas pretas para seus funcionários e relações. Desta forma, você cria clareza e transparência!

Com um bom layout, você automatiza o trabalho administrativo desnecessário, para que os funcionários cheguem às suas tarefas principais e tenham espaço para inovar!

Consultoria de marketing: 5 sinais de que você precisa realmente de uma

Primeiros passos com fluxos de trabalho em cinco etapas

1.    Mapeie seus processos

Você se esforça para processos eficientes, eficazes e flexíveis? Então, certifique-se de mapear os processos para o Workflow. Descreva o método desejado e defina todas as etapas.

2.    Desenvolva seus processos no software

Comece simples e bem organizado. Descrições de processo tendem a ser complicadas por todas as exceções.

Deste modo, primeiro descreva o padrão e adicione as exceções. E quando você começar a padronizar processos em software aproveite a oportunidade para analisar criticamente seu processo.

3.    Condições de uso

Considere quais ações você gostaria de processar automaticamente no Workflow. Você pode usar as condições para deixar o fluxo de trabalho pensar à sua frente. Isso torna seus processos proativos. O processo vai mais rápido e o trabalho evapora.

Uma condição adiciona uma informação extra ao seu fluxo de trabalho. Por exemplo, você pode definir uma solicitação de licença para ser automaticamente aprovada em 16 horas.

É um pedido de licença de mais de 16 horas? Então deve ser aprovado. A condição definida determina o curso do fluxo de trabalho.

4.    Monitore seus fluxos de trabalho

Depois de configurar os fluxos de trabalho, verifique se eles também têm o efeito desejado. Seu processo realmente se torna mais eficiente, eficaz e flexível? Alguém sabe o que ele deveria fazer? Existe feedback?

Workflow,5.    Avalie seus fluxos de trabalho

Fluxos de trabalho devem garantir velocidade e mais tempo na estratégia de Workflow. O processo deve se tornar mais simples e fácil. Então, sempre pergunte a si mesmo: Será mais inteligente, mais eficiente e mais eficaz?

Nunca perca a ética nos negócios e nos relacionamentos

Workflow é o núcleo da automação

Ao registrar os processos de negócios de sua organização em um software de Workflow, você garante que os processos sejam sempre estruturados, eficientes e às vezes até automáticos.

Além disso, você tem uma visão fácil de qual etapa do processo a tarefa é e quem é responsável. Tudo isso com a visão correta sobre os processos de negócios e o uso do gerenciamento de fluxo de trabalho.

Portanto, em um software de Workflow, muitos fluxos de trabalho já estão configurados para você na melhor prática.

Dessa forma, você não precisa reinventar constantemente a roda. De declarações, o emprego de um novo funcionário para solicitações de TI e faturas. Na prática recomendada, muitos processos já são automatizados como padrão.

E se você gostou do nosso artigo de hoje sobre Workflow, então continue em nosso site e confira muito mais.

CONSULTORIA EFICIENTE!

CONSULTORIA EFICIENTE!

TREINE SUA EQUIPE!

TREINE SUA EQUIPE!

There are no comments

Deixe uma resposta

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *

Start typing and press Enter to search

Shopping Cart